2º Encontro on-line de planejamento da JPIC

2º Encontro on-line de planejamento da JPIC

No dia 3 de dezembro aconteceu o segundo encontro de planejamento da Comissão JPIC da CCB. Após o momento de oração, frei Marcelo Toyansk, animador nacional de JPIC, refletiu acerca da atuação dos animadores provinciais de JPIC no que tange ao recebimento e andamento das informações, as quais são importantes que sejam compartilhadas nas Províncias e Custódias, para animar e envolver os irmãos, observando as datas importantes e também fazendo ecoar as falas do Papa Francisco, que é um grande motivador de JPIC.

Conduziu a reflexão sobre “planejamento” da JPIC, frei João Júnior, dos Franciscanos Capuchinhos de MG. Em sua fala inicial frei João refletiu o que segue:

Inicialmente ressaltou que nós, capuchinhos, temos fama de sermos de muito trabalho, mas sendo necessário também organização, registro, planejamento e projetos. Afirmou que se pode trabalhar muito, mas sem planejamento se gasta muito mais energias, sem saber bem os resultados. Isso ocorre por não ter a prática de trabalho como gestão de projetos. Se a organização for mais bem feita, obterá resultados melhores.

Prosseguiu dizendo que: “É questão de mentalidade. Temos boas ideias, fazemos boas reflexões, interpretações arrojadas de nosso carisma diante de nosso tempo, mas com pouca operacionalidade, e essas boas ideias resultam em poucos resultados, em que se tropeça na hora de colocar em prática, ficando apenas nas ideias, não resultando em questões práticas por falta de organização”.

Por isso é importante que na formação inicial haja uma intervenção para abrir os olhos e a mentalidade para esse tipo de preocupação e necessidade. O JPIC pode ser um saudável incômodo à maneira de gerirmos as nossas instituições. Trabalhar com projeto, para alguns, pode burocratizar um pouco as coisas. Não é disso que se trata. É mudar primeiro a cabeça, o modo de fazer, como se compreende, mudar o modo como se executa o trabalho que tende a gerar melhores resultados.  Para a construção e gestão do projeto é preciso ter em mente que o projeto sempre vai responder a uma necessidade. As coisas começam dar errado quando vem de uma ideia particular e não do carisma e do coletivo.

Em relação aos instrumentos, ele disse: “Precisamos ter instrumentos lúcidos de análise. Também precisamos de instâncias fraternas para discernir as necessidades. Sem ser assumido como irmãos, pelas instâncias fraternas, já está fadado a erros. Ter clareza das metas e para que serve. Quanto mais delimitados forem a necessidade e o objetivo, mais o projeto tende a ser eficaz. Começar sem saber aonde se vai acabar é perigoso. Por isso tem que atender uma necessidade clara e assumida pela fraternidade”.

Sobre a elaboração de projetos destacou os objetivos gerais e específicos: “Ter objetivo geral. Pode ter também específicos. Se atacar tais causas atinge tais efeitos. Geralmente se formula o geral e para chegar nele se formula o que se precisa – objetivos específicos. Quanto mais delimitado, melhor. Quanto mais claro, melhor. Compreender a necessidade, abraçada nas instâncias fraternas, e ter o objetivo delimitado. Uma maneira de comprovar se é prioridade é ver os recursos destinados. Objetivos geral e específicos e a justificativa. Ter claro também para a própria equipe a necessidade e a prioridade. A justificativa, que não é longa demais, vai trazer os elementos discernidos e vai ser a defesa do projeto diante das necessidades”.

No que diz respeito à metodologia trouxe que: “Outro ponto é a descrição também da metodologia. O modo como funciona a gente sabe, mas precisa ser explicitado e registrado. O projeto não pode se limitar a pessoas. Uma descrição do modo de operação, muito prático e muito concreto. Às vezes na metodologia damos justificativas teóricas, mas não descrevemos como funciona. A metodologia deve ser concreta, com nomes e passos claros, para garantir a funcionalidade”.

Sobre as instâncias de acompanhamento: “Temos dificuldade nisso, porque acreditamos que as coisas andam sozinhas, ainda mais se não participamos. E depois vemos que tivemos erros básicos, porque não houve um acompanhamento constante e periódico. Acompanhar é fundamental. Trata-se de instâncias de co-responsabilidade, não de controle. Na formação, a instância de acompanhamento está bem estabelecida. Com mecanismos claros para que ninguém se surpreenda ao verificar os resultados”.

Em relação aos registros e arquivamentos: “Nós registramos muito pouco os resultados, o que deu certo. Falta o tino de registrar os passos dados. Criar um formulário simples, mas que consiga ver o caminho, para que haja memória. Ter a prática de arquivar para quando se precisar fazer a busca. É preciso ter expertise de memória, registrar para fazer uso posteriormente”.

E disse ainda sobre prazo e cronograma que “projeto que não tem prazo vai ficar obsoleto e vamos achar que está vivo, mas não estará. Se não tem clareza para onde vai, qualquer caminho vale. É preciso ter cronograma até para fazer os próximos, sendo ponto de partida para os próximos planejamentos”.

O último ponto que deve estar previsto é a necessidade de custo e frisou isso “ para não se ficar conforme à vontade do economato. Se não pagamos a plataforma que usamos, nós somos o produto com a própria imagem e conteúdo. Se tiver um encontro devemos nos questionar qual a justificativa de se encontrar. Como? Qual a pauta? Queremos sair com tais resultados e verificar os resultados”

Para que se garanta o verdadeiro espírito de fraternidade, pois é um serviço da Conferência e da Ordem, é preciso dar esses passos em qualquer projeto e deixar isso bem feito como patrimônio eficaz para a Conferência, para não sermos lembrados como frades que trabalham muito, mas não planejam e operacionalizam. Isso dá mais experiência e confiança, bem como resultados e frutos.

Com isso, os passos de um Projeto consistem: Objetivo - geral e específicos; Justificativa; Metodologia; Acompanhamento; Registro; Prazo; Custo.

Logo após aconteceram diversas partilhas e reflexões acerca da fala do frei João, bem como ideias e sugestões a serem realizadas durante o próximo ano, ressaltando que esses elementos do “planejamento” não se opõem ao carisma, enquanto burocratiza nossa prática, antes podem nos ajudar a ver que Francisco de Assis também teve objetivos claros e firmes e reviu toda sua vida para ter os meios a alcançá-los, Desse modo, os freis realizarão um diagnóstico sobre as ações e iniciativas de JPIC em suas circunscrições, a serem apresentadas na próxima reunião da equipe no início de 2023, para programar a atuação da equipe e os trabalhos a serem realizados.

 

Autor:
Frei Marcelo Toyansk, OFMCap
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